Vraag & antwoord
Mag ik een identiteitsbewijs vragen bij inschrijving en een kopie opslaan in het leerlingdossier?
Geplaatst door Kennisnet op 07 mei 2019 17:39:40
Informatie over dit onderwerp vind u op de Aanpak IBP https://aanpakibp.kennisnet.nl/fotos-en-videos-van-leerlingen/ 3e  item onder het kopje Verdieping. Dat gaat specifiek over foto's ter identificatie.

Er mag gevraagd worden naar het identiteitsbewijs van de leerling. Maar het is niet toegestaan om die kopie in het dossier te bewaren.

Volgens artikel 40b lid 2 van de Wet primair onderwijs en artikel 27b lid 2 van de Wet voortgezet onderwijs is de school verplicht om de identiteit van een nieuwe leerling te controleren. Dit kan aan de hand van een van overheidswege verstrekt document (legitimatiebewijs dus), of een bewijs van uitschrijving van de vorige school (die de identiteit al heeft gecontroleerd). Maar het bewaren van een kopie van het legitimatiebewijs mag dus niet. Er is in 2019 een wetsvoorstel in de Eerste Kamer in behandeling (Wet register onderwijsdeelnemers) waarmee het bewijs van uitschrijving komt te vervallen en ouders altijd een legitimatiebewijs moeten tonen. 

Een praktische werkwijze die in het mbo wordt gehanteerd, is dat er wel een kopie wordt gemaakt/gegeven, en dat na inschrijving in de administratie (wat meestal enkele weken duurt) de kopie wordt geretourneerd of vernietigd. Er wordt in het systeem dan een vinkje aangezet dat de identiteit geverifieerd is. 

Hier kunt u meer informatie vinden: 
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/sites/default/files/downloads/rs/rs_kopie-identiteitsbewijs.pdf
https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/voortgezet-onderwijs/vraag-en-antwoord/welke-documenten-heb-ik-nodig-als-ik-mijn-kind-wil-inschrijven-op-een-school-voor-voortgezet-onderwijs

Dit antwoord is een korte samenvatting. Hoewel aan de totstandkoming hiervan de uiterste zorg is besteed, aanvaarden de auteur(s), redacteur(s), PO-Raad, VO-raad en Kennisnet geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten, onvolkomenheden of schade als gevolg van het gebruik van dit antwoord. Raadpleeg altijd de Aanpak IBP en neem eventueel contact op met de Helpdesk IBP. Bij twijfel of juridische geschillen wordt geadviseerd om een deskundige in te huren zoals een advocaat, ict-consultant of een in privacy gespecialiseerd jurist.