Vraag & antwoord
Onze onderwijsinstelling gebruikt software van het samenwerkingsverband. Moet ik een verwerkersovereenkomst hiervoor afsluiten?
Geplaatst door Kennisnet op 23 oktober 2018 16:13:52

Of een samenwerkingsverband passend onderwijs met de aangesloten schoolbesturen een verwerkersovereenkomst af moet sluiten, hangt af waarvoor de software gebruikt wordt. 

Een school en samenwerkingsverband passend onderwijs hebben allebei een in de wet opgenomen (publiekrechtelijke) taak. Het schoolbestuur en het bestuur van het samenwerkingsverband zijn allebei verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die ze gebruiken bij het uitvoeren van hun wettelijke taken. Als beide organisaties gegevens uitwisselen van een leerling, bijvoorbeeld voor de aanvraag van een TLV, dan vindt die uitwisseling plaats ten behoeve van het uitvoeren van ieders eigen taak. De school vraagt een TLV aan (taak school), het samenwerkingsverband beoordeelt de aanvraag TLV en geeft - al dan niet - de TLV aan de school (taak samenwerkingsverband). Omdat het gaat om een uitwisseling van persoonsgegevens tussen twee verwerkingsverantwoordelijken, is er géén verwerkersovereenkomst nodig. Wel moeten er afspraken gemaakt zijn over hoe de gegevens veilig worden uitgewisseld.


Voorbeelden:

  • De school bereidt de aanvraag TLV voor in een eigen applicatie en ‘verstuurt’ de aanvraag middels software van het samenwerkingsverband 
  • In dit geval is er geen verwerkersovereenkomst nodig. Zowel de school als het SwV zijn aan te merken als verwerkingsverantwoordelijke en verwerken in dit geval beiden alleen gegevens in het kader van hun wettelijke taak. Omdat er sprake is van verenigbaar gebruik mogen deze verwerkingsverantwoordelijken uitwisselen zonder dat daar een verwerkersovereenkomst voor nodig is.
  • De school zet de aanvraag TLV klaar in een applicatie van het samenwerkingsverband en dient daarna de aanvraag in (net een knop ok of verzenden/indienen)
  • Wanneer de school de aanvragen klaar zet in een verzendportaal van het samenwerkingsverband (software van het samenwerkingsverband) voeren beide verwerkingsverantwoordelijke handelingen uit in uitoefening van hun wettelijke taak. Hiervoor is geen verwerkingsovereenkomst nodig.


Alleen als het samenwerkingsverband passend onderwijs iets anders doet dan in de wet is omschreven, wordt het samenwerkingsverband een verwerker. Dan handelt het samenwerkingsverband niet in het kader van haar eigen taken (als verwerkingsverantwoordelijke), maar als leverancier van software voor de scholen. het samenwerkingsverband passend onderwijs is dan verwerker geworden. 

Voorbeeld:

  • De school maakt voor al haar leerlingen een ontwikkelingsperspectief (met handelingsdeel) aan in de software van het SwV. Want dat systeem sluit precies aan bij de wensen van de school. Voor de leerlingen voor zie dat - later - nodig is, kan (via de software van het samenwerkingsverband) een aanvraag TLV worden ingediend met dit zorgdossier. 
  • Het maken en onderhouden van een OPP voor alle leerlingen van een school, is een taak van de school (schoolbestuur), en niet een taak van het samenwerkingsverband. Het is niet zo dat alle leerlingen van deze school advies of ondersteuning van het samenwerkingsverband passend onderwijs nodig hebben (hoe 'handig' het meekijken door het samenwerkingsverband passend onderwijs ook kan zijn). De software van het samenwerkingsverband wordt in dit geval gebruikt door de school voor het uitvoeren van taken van de school. Het samenwerkingsverband heeft niets te maken met de leerlinggegevens die in de software worden opgenomen. Het samenwerkingsverband passend onderwijs heeft het OPP van een leerling pas nodig nadat een adviesvraag of aanvraag TLV is ingediend door de school. Daarom is het samenwerkingsverband voor de software die het de school levert, aan te merken als verwerker. In dit geval moet het samenwerkingsverband met ieder schoolbestuur die de software gebruikt, een verwerkersovereenkomst afsluiten.  

Dit antwoord is een korte samenvatting. Hoewel aan de totstandkoming hiervan de uiterste zorg is besteed, aanvaarden de auteur(s), redacteur(s), PO-Raad, VO-raad en Kennisnet geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten, onvolkomenheden of schade als gevolg van het gebruik van dit antwoord. Raadpleeg altijd de Aanpak IBP en neem eventueel contact op met de Helpdesk IBP. Bij twijfel of juridische geschillen wordt geadviseerd om een deskundige in te huren zoals een advocaat, ict-consultant of een in privacy gespecialiseerd jurist.