FAQ Dienst Verwerkersovereenkomsten

Voor de meeste schoolbesturen/leveranciers in het buitenland zal dit niet mogelijk zijn. Omdat het inloggen bij de Dienst Verwerkersovereenkomsten via eHerkenning verloopt, moet het schoolbestuur/leverancier een KVK registratie hebben (in Nederland). De meeste buitenlandse schoolbesturen/leverancier zullen dit niet hebben waardoor ze geen eHerkenning aan kunnen vragen en dus niet kunnen inloggen bij de Dienst Verwerkersovereenkomsten. Wanneer een buitenlands schoolbestuur/leverancier wel een Nederlandse KVK registratie heeft en eHerkenning kan aanvragen, kunnen ze wel gebruik maken van de Dienst Verwerkersovereenkomsten. Daarnaast geldt voor een schoolbestuur dat ze ook in RIO bekend moeten zijn.

Stap 1: Voeg een nieuwe versie van het onderdeel dat is gewijzigd op bij ‘Mijn bestanden’.

Stap 2: Pas de bestaande verwerkersovereenkomst aan door via 'Mijn overeenkomsten' de betreffende overeenkomst te openen en de benodigde wijzigingen aan te brengen. Na controle bevestigt u de nieuwe versie van de verwerkersovereenkomst, deze wordt opgeslagen.

Stap 3: De nieuwe versie kunt u meteen aanbieden aan alle schoolbesturen die de vorige versie ook hebben ontvangen. De dienst selecteert de schoolbesturen en genereert een csv bestand dat u kunt controleren.

Na deze stap kunt u de nieuwe versie ook aanbieden aan nieuwe klanten. Dit kan pas na stap 3 om te voorkomen dat er meerdere versies van één verwerkersovereenkomst in omloop komen. 

In eerste instantie kunnen alleen deelnemers van het Privacyconvenant onderwijs aansluiten bij de Dienst Verwerkersovereenkomsten. Op een later moment zal de Dienst Verwerkersovereenkomsten ook beschikbaar worden voor medestanders van het Privacyconvenant onderwijs en overige leveranciers. Dit is een afspraak die vanuit Edu-K is gemaakt.

U kunt u als leverancier via dit formulier aanmelden voor de Dienst Verwerkersovereenkomsten. Klik hier voor meer informatie over het aanmeldproces.

Ja, mits u een eHerkenningsmiddel heeft voor de verschillende organisaties. Bij het inloggen met eHerkenning kiest u voor welke organisatie u (eerst) aan de slag wilt. Om te wisselen van organisatie logt u uit en logt u opnieuw in, maar dan met de machtiging van een andere organisatie.

Om de kans op fouten te verkleinen, is ervoor gekozen om maar één bestand per bijlagetype toe te kunnen voegen. Indien er bijvoorbeeld bij één overeenkomst meerdere Privacybijsluiters horen, dan kunt u de verschillende bijlagen samenvoegen tot één pdf-bestand. Dit samengevoegde bestand voert u op in de Dienst Verwerkersovereenkomsten als beveiligingsbijlage.

De klankbordgroep van de Dienst Verwerkersovereenkomsten heeft besloten om deze bijlage te laten vervallen binnen de dienst, omdat een door het schoolbestuur getekende verwerkersovereenkomst altijd geldt voor alle scholen onder het schoolbestuur. Daarnaast is deze bijlage slechts een momentopname waardoor de meerwaarde van de bijlage vrij laag is. In RIO is altijd de actuele situatie van het bestuur te achterhalen.

Door de Dienst Verwerkersovereenkomsten wordt er automatisch een voorblad voor de overeenkomst gegenereerd. Hierin komen de gegevens van u als leverancier wanneer u de overeenkomst als definitieve versie opslaat. De gegevens van het schoolbestuur (incl. contactpunt datalekken) worden toegevoegd bij versturen aan en beoordelen en/of ondertekening door het bestuur. De informatie die normaliter in de overeenkomst wordt aangevuld door de schoolbesturen, komt hiermee dus op het voorblad te staan. Het voorblad is samengesteld in overeenkomst met de modelverwerkersovereenkomst van het Privacyconvenant onderwijs.

De onderdelen van de overeenkomst zullen als PDF document aan de schoolbesturen aangeboden worden en de inhoud hiervan zal niet bewerkt kunnen worden door de schoolbesturen. In de modelverwerkersovereenkomst staan natuurlijk invulvelden zoals <<Naam privacy-bevoegde>>. Deze kunnen op dezelfde manier in de overeenkomst blijven staan en verwijzen dus eigenlijk naar de informatie op het voorblad.

Let op! Ook de handtekening van de tekenbevoegde persoon moet reeds ingevuld zijn voordat u de bestanden opvoert in de Dienst Verwerkersovereenkomsten.

Nee, de leverancier ondertekent de overeenkomst niet in de Dienst Verwerkersovereenkomsten. De overeenkomst dient bij opvoering in de dienst reeds eenzijdig ingevuld en ondertekend te zijn.

Let op! Wanneer u de verwerkersovereenkomst niet ondertekend opvoert, is deze niet rechtsgeldig.

Ja, in de Dienst Verwerkersovereenkomsten kan een schoolbestuur geen vinkjes zetten.

Als leverancier dient u bij verwerking van gegevens buiten de EEG onderdeel G in te vullen inclusief het aankruisen van het vinkje bij ‘ Onderwijsinstelling geeft Verwerker schriftelijke toestemming voor … ’ omdat het schoolbestuur in de Dienst Verwerkersovereenkomsten dat zelf niet kan doen.

Pas bij ondertekening van de verwerkersovereenkomst geeft het schoolbestuur daadwerkelijk toestemming.

Nee, u kunt maar één overeenkomst per keer versturen naar een schoolbestuur. Wanneer u meerdere overeenkomsten naar hetzelfde schoolbestuur wilt sturen, zal u het proces voor versturen meerdere keren moeten doorlopen. U kunt wel dezelfde overeenkomst naar verschillende schoolbesturen tegelijk te sturen. Hiervoor hebben we een bulkverzending functionaliteit.

Het CSV bestand bevat alleen bestuursnummers, elk op een aparte regel. 

Indien een verwerkersovereenkomst nog niet is aangeboden aan een schoolbestuur kan je deze verwijderen door in ‘Mijn overeenkomsten’ op het prullenbakje achter de betreffende overeenkomst te klikken.

Als de verwerkersovereenkomst al wel aan een (of meerdere) schoolbestuur(en) is aangeboden, dan kan deze momenteel nog niet verwijderd worden. Begin 2024 gaan we het mogelijk maken om uw voorgaande versies in te trekken of te archiveren.

Het scheelt tekenbevoegden tijd als zij geen handtekening (de krabbel in het veld 'Handtekening') hoeven te zetten tijdens het digitaal ondertekenen van een verwerkersovereenkomst. Deze handtekening is ook niet nodig voor de rechtsgeldigheid van de digitale handtekening. Daarom is ervoor gekozen om deze stap uit het ondertekenproces te halen.

Wanneer een leverancier een nieuwe versie van een verwerkersovereenkomst heeft aangeboden, staan er een ‘Gewijzigd’ symbolen naast de onderdelen waarin een wijziging is aangebracht. Voor meer informatie over de inhoud van de wijziging raadpleeg je de toelichting van de leverancier. Als je de nieuwe versie wilt vergelijken met de eerdere versie, klik je op ‘Eerdere versies bekijken’.

De Dienst Verwerkersovereenkomsten is ontwikkeld voor schoolbesturen in het primair en voortgezet onderwijs, maar besturen in het beroepsonderwijs mogen er ook gebruik van maken.

Ja. Hier zijn geen extra kosten aan verbonden. Wel moet het schoolbestuur bekend zijn in RIO en beschikken over een KVK-registratie.

Het gebruik van de Dienst Verwerkersovereenkomsten is niet verplicht maar wordt door de VO-raad en PO-Raad sterk aanbevolen. Inmiddels maakt 50% van de besturen al gebruik van de dienst.

Nee, in de Dienst Verwerkersovereenkomsten kunt u makkelijk een verwerkersovereenkomst met uw leverancier afsluiten, maar u kunt niet in de dienst uw informatie rond de persoonsgegevens die uw school verwerkt registeren. U kunt wel de in de Dienst Verwerkersovereenkomst ondertekende verwerkersovereenkomst opnemen in uw verwerkersregister.

Nee, dit is (nog) niet mogelijk. We zijn voor de eerste uitrol van de Dienst Verwerkersovereenkomsten uitgegaan van de meest voorkomende situatie; leveranciers bieden de overeenkomst aan bij schoolbesturen. 

We gaan het wel mogelijk maken in 2024 dat het schoolbestuur een verwerkersovereenkomst van een deelnemende leverancier kan zoeken en zelf kan oppakken om te beoordelen en ondertekenen. Zij hoeft dan niet meer te wachten op de leverancier.  

Nee, de Dienst Verwerkersovereenkomsten faciliteert en biedt overzicht over het proces van beoordelen en ondertekenen van verwerkersovereenkomsten vanaf model 4.0 (privacy convenant), eerdere versies kunnen niet worden opgenomen in de dienst.

De dienst is ook geen contractmanagementsysteem of register van verwerkingen waarin schoolbesturen dat totaaloverzicht wel kunnen regelen en hun verwerkersovereenkomsten archiveren, ook van leveranciers die de dienst (nog) niet gebruiken. Wanneer deelnemende leveranciers een nieuwe versie gaan aanbieden, nemen zij ook de klanten mee die voor de lancering van de dienst (mei'23) het model 4.0 al hadden ondertekend.

Ja, mits u een eHerkenningsmiddel hebt voor de verschillende schoolbesturen. Bij het inloggen met eHerkenning kiest u voor welk schoolbestuur u (eerst) aan de slag wilt. Om te wisselen van schoolbestuur logt u uit en logt u opnieuw in, maar dan met de machtiging van een ander schoolbestuur.

Een intermediair kan zijn: een samenwerkingsverband van schoolbesturen (aparte organisatie vorm of holding met daaronder alle schoolbesturen) of een organisatie waar je als schoolbestuur een FG of andere adviseurs inhuurt.
 
Optie 1: Het schoolbestuur machtigt een extern persoon(en) van een intermediair of een ZZP-er.

• Het bestuur moet een eHerkenningsmiddel aanschaffen voor een extern persoon die namens hun bestuur zaken in de Dienst Verwerkersovereenkomsten mag regelen. Als deze persoon voor meerdere schoolbesturen werkt krijgt hij/zij meerdere eHerkenningsmiddelen met de juiste machtigingen.

Optie 2: Regelen van een ketenmachtiging tussen verschillende schoolbestuur(en) en een intermediair.

• Een ketenmachtiging is feitelijk een machtiging op KvK niveau in plaats van op persoonsniveau (gewone machtiging). U kunt een ketenmachtiging regelen vanuit de intermediair of vanuit een de schoolbesturen. Bij sommige leveranciers van eHerkenning moeten alle betrokken organisaties in het bezit zijn van een eHerkenningsmiddel maar bij anderen kan die ketenmachtiging afgegeven worden met een tijdelijk account.
• Als de ketenmachtigingen tussen alle schoolbesturen en de intermediair zijn geregeld dan kan de beheerder van de intermediair voor zijn medewerkers een eHerkenningsmiddel aanschaffen en hen machtigen voor de juiste werkzaamheden (voor Kennisnet beheren of Kennisnet ondertekenen) voor alle besturen of een selectie van besturen. Medewerkers van de intermediair krijgen dan één eHerkenningsmiddel met machtigingen voor meerdere besturen. Bij inloggen moeten ze kiezen voor welk bestuur ze aan de slag gaan.
• Het organiseren van de ketenmachtiging tussen SWV-organisatie en onderliggende besturen is even wat meerwerk en er zijn kosten aan verbonden die boven op de kosten voor de eH-middelen en machtigingen komen.

Voor aanvullende vragen over het afgeven van (keten)machtigingen, kunt u contact opnemen met de leverancier van uw eHerkenningsmiddel.

Nee, de dienst heeft de aangeboden verwerkersovereenkomsten NIET inhoudelijk beoordeeld. De dienst faciliteert het proces van aanbieden, beoordelen en ondertekenen maar geeft geen advies over de inhoud. Als schoolbestuur bent u zelf er verantwoordelijk voor de verwerkersovereenkomsten zorgvuldig te beoordelen. 

Indien u reeds, buiten de Dienst Verwerkersovereenkomsten om, een verwerkersovereenkomst 4.0 heeft ondertekend, hoe u deze niet nogmaals te ondertekenen in de Dienst Verwerkersovereenkomsten.

Uit technische en betrouwbaarheidsoverwegingen is ervoor gekozen om PDF documenten te laten opvoeren door de leveranciers die niet meer bewerkt worden door/binnen de dienst. Dit wordt opgevangen met het voorblad waar de benodigde informatie van beide partijen en de (digitale) handtekening van het schoolbestuur op worden geplaatst. 

Het gaat hier dus niet om een fusie van de besturen, maar een school die van schoolbestuur A naar schoolbestuur B verhuist. 

U zult zelf als school moeten controleren welke systemen jullie gebruiken. Vervolgens zal er gecontroleerd moeten worden of het nieuwe schoolbestuur een verwerkersovereenkomst heeft met de leverancier van deze systemen. Zo niet, dan zult u met de leverancier moeten regelen dat deze de overeenkomst aanbiedt aan het nieuwe schoolbestuur. Hier wordt vanuit de Dienst Verwerkersovereenkomsten niets voor gefaciliteerd. In de dienst wordt namelijk niet opgeslagen welke scholen een bepaalde dienst gebruiken.

De (automatische) notificaties die verstuurd worden vanuit de Dienst Verwerkersovereenkomsten worden momenteel verstuurd naar het algemene e-mailadres van het bestuur dat is vastgelegd in RIO. 

Omdat we begrijpen dat dit niet altijd de passende mailbox is voor berichten over verwerkersovereenkomsten, heeft het ontwikkelteam van de dienst samen met RIO een aanvullende communicatie context voor verwerkersovereenkomsten geformuleerd: de communicatiecontext Dienst Verwerkersovereenkomsten.  

Je kan deze communicatiecontext reeds in RIO invullen en vanaf maart zal deze ook ontsloten worden in de Dienst Verwerkersovereenkomsten.