Voor de meeste schoolbesturen/leveranciers in het buitenland zal dit niet mogelijk zijn. Omdat het inloggen bij de Dienst Verwerkersovereenkomsten via eHerkenning verloopt, moet het schoolbestuur/leverancier een KVK registratie hebben (in Nederland).
De meeste buitenlandse schoolbesturen/leverancier zullen dit niet hebben waardoor ze geen eHerkenning aan kunnen vragen en dus niet kunnen inloggen bij de Dienst Verwerkersovereenkomsten.
Wanneer een buitenlands schoolbestuur/leverancier wel een Nederlandse KVK registratie heeft en eHerkenning kan aanvragen, kunnen ze wel gebruik maken van de Dienst Verwerkersovereenkomsten. Daarnaast geldt voor een schoolbestuur dat ze ook in RIO bekend moeten zijn.
Je kan een eerdere versie van een verwerkersovereenkomst inzien door bij de detailpagina van de betreffende verwerkersovereenkomst op ‘Eerdere versies bekijken’ te klikken, mits de eerdere versie ook via Dienst Verwerkersovereenkomsten is aangeboden en ondertekend.
Let op! Eerdere versies worden één jaar bewaard in de Dienst Verwerkersovereenkomsten. Denk er dus aan om eerdere versies te downloaden en op te slaan buiten de dienst om te voldoen aan de verplichte bewaartermijn.
Door de Dienst Verwerkersovereenkomsten wordt er automatisch een voorblad voor de overeenkomst gegenereerd. Hierin komen de gegevens van u als leverancier wanneer u de overeenkomst als definitieve versie opslaat. De gegevens van het schoolbestuur (incl. contactpunt datalekken) worden toegevoegd bij versturen aan en beoordelen en/of ondertekening door het bestuur. De informatie die normaliter in de overeenkomst wordt aangevuld door de schoolbesturen, komt hiermee dus op het voorblad te staan. Het voorblad is samengesteld in overeenkomst met de modelverwerkersovereenkomst van het Privacyconvenant onderwijs.
De onderdelen van de overeenkomst zullen als PDF document aan de schoolbesturen aangeboden worden en de inhoud hiervan zal niet bewerkt kunnen worden door de schoolbesturen. In de modelverwerkersovereenkomst staan natuurlijk invulvelden zoals <<Naam privacy-bevoegde>>. Deze kunnen op dezelfde manier in de overeenkomst blijven staan en verwijzen dus eigenlijk naar de informatie op het voorblad.
Let op! Ook de handtekening van de tekenbevoegde persoon moet reeds ingevuld zijn voordat u de bestanden opvoert in de Dienst Verwerkersovereenkomsten.
Nee, de leverancier ondertekent de overeenkomst niet in de Dienst Verwerkersovereenkomsten. De overeenkomst dient bij opvoering in de dienst reeds eenzijdig ingevuld en ondertekend te zijn.
Let op! Wanneer u de verwerkersovereenkomst niet ondertekend opvoert, is deze niet rechtsgeldig.
Ja, in de Dienst Verwerkersovereenkomsten kan een schoolbestuur geen vinkjes zetten.
Als leverancier dient u bij verwerking van gegevens buiten de EEG onderdeel G in te vullen inclusief het aankruisen van het vinkje bij ‘ Onderwijsinstelling geeft Verwerker schriftelijke toestemming voor … ’ omdat het schoolbestuur in de Dienst Verwerkersovereenkomsten dat zelf niet kan doen.
Pas bij ondertekening van de verwerkersovereenkomst geeft het schoolbestuur daadwerkelijk toestemming.
Indien een verwerkersovereenkomst nog niet is aangeboden aan een schoolbestuur kan je deze verwijderen door in ‘Mijn overeenkomsten’ op het prullenbakje achter de betreffende overeenkomst te klikken.
Als de verwerkersovereenkomst al wel aan een (of meerdere) schoolbestuur(en) is aangeboden, dan kan deze momenteel nog niet verwijderd worden. Begin 2024 gaan we het mogelijk maken om uw voorgaande versies in te trekken of te archiveren.
Stap 1: Voeg een nieuwe versie van het onderdeel dat is gewijzigd op bij ‘Mijn bestanden’.
Stap 2: Pas de bestaande verwerkersovereenkomst aan door via 'Mijn overeenkomsten' de betreffende overeenkomst te openen en de benodigde wijzigingen aan te brengen. Na controle bevestigt u de nieuwe versie van de verwerkersovereenkomst, deze wordt opgeslagen.
Stap 3: De nieuwe versie kunt u meteen aanbieden aan alle schoolbesturen die de vorige versie ook hebben ontvangen. De dienst selecteert de schoolbesturen en genereert een csv bestand dat u kunt controleren.
Na deze stap kunt u de nieuwe versie ook aanbieden aan nieuwe klanten. Dit kan pas na stap 3 om te voorkomen dat er meerdere versies van één verwerkersovereenkomst in omloop komen.
De Dienst Verwerkersovereenkomsten is ontwikkeld voor schoolbesturen in het primair en voortgezet onderwijs, maar besturen in het beroepsonderwijs mogen er ook gebruik van maken.
Ja. Hier zijn geen extra kosten aan verbonden. Wel moet het schoolbestuur bekend zijn in RIO en beschikken over een KVK-registratie.
Het gebruik van de Dienst Verwerkersovereenkomsten is niet verplicht maar wordt door de VO-raad en PO-Raad sterk aanbevolen. Inmiddels maakt 50% van de besturen al gebruik van de dienst.
Nee, in de Dienst Verwerkersovereenkomsten kunt u makkelijk een verwerkersovereenkomst met uw leverancier afsluiten, maar u kunt niet in de dienst uw informatie rond de persoonsgegevens die uw school verwerkt registeren. U kunt wel de in de Dienst Verwerkersovereenkomst ondertekende verwerkersovereenkomst opnemen in uw verwerkersregister.
Nee, dit is (nog) niet mogelijk. We zijn voor de eerste uitrol van de Dienst Verwerkersovereenkomsten uitgegaan van de meest voorkomende situatie; leveranciers bieden de overeenkomst aan bij schoolbesturen.
We gaan het wel mogelijk maken in 2024 dat het schoolbestuur een verwerkersovereenkomst van een deelnemende leverancier kan zoeken en zelf kan oppakken om te beoordelen en ondertekenen. Zij hoeft dan niet meer te wachten op de leverancier.
Nee, de Dienst Verwerkersovereenkomsten faciliteert en biedt overzicht over het proces van beoordelen en ondertekenen van verwerkersovereenkomsten vanaf model 4.0 (privacy convenant), eerdere versies kunnen niet worden opgenomen in de dienst.
De dienst is ook geen contractmanagementsysteem of register van verwerkingen waarin schoolbesturen dat totaaloverzicht wel kunnen regelen en hun verwerkersovereenkomsten archiveren, ook van leveranciers die de dienst (nog) niet gebruiken. Wanneer deelnemende leveranciers een nieuwe versie gaan aanbieden, nemen zij ook de klanten mee die voor de lancering van de dienst (mei'23) het model 4.0 al hadden ondertekend.
Ja, mits u een eHerkenningsmiddel hebt voor de verschillende schoolbesturen. Bij het inloggen met eHerkenning kiest u voor welk schoolbestuur u (eerst) aan de slag wilt. Om te wisselen van schoolbestuur logt u uit en logt u opnieuw in, maar dan met de machtiging van een ander schoolbestuur.
Een intermediair kan zijn: een samenwerkingsverband van schoolbesturen (aparte organisatie vorm of holding met daaronder alle schoolbesturen) of een organisatie waar je als schoolbestuur een FG of andere adviseurs inhuurt.
Optie 1: Het schoolbestuur machtigt een extern persoon(en) van een intermediair of een ZZP-er.
- Het bestuur moet een eHerkenningsmiddel aanschaffen voor een extern persoon die namens hun bestuur zaken in de Dienst Verwerkersovereenkomsten mag regelen. Als deze persoon voor meerdere schoolbesturen werkt krijgt hij/zij meerdere eHerkenningsmiddelen met de juiste machtigingen.
Optie 2: Regelen van een ketenmachtiging tussen verschillende schoolbestuur(en) en een intermediair.
- Een ketenmachtiging is feitelijk een machtiging op KvK niveau in plaats van op persoonsniveau (gewone machtiging). U kunt een ketenmachtiging regelen vanuit de intermediair of vanuit een de schoolbesturen. Bij sommige leveranciers van eHerkenning moeten alle betrokken organisaties in het bezit zijn van een eHerkenningsmiddel maar bij anderen kan die ketenmachtiging afgegeven worden met een tijdelijk account.
- Als de ketenmachtigingen tussen alle schoolbesturen en de intermediair zijn geregeld dan kan de beheerder van de intermediair voor zijn medewerkers een eHerkenningsmiddel aanschaffen en hen machtigen voor de juiste werkzaamheden (voor Kennisnet beheren of Kennisnet ondertekenen) voor alle besturen of een selectie van besturen. Medewerkers van de intermediair krijgen dan één eHerkenningsmiddel met machtigingen voor meerdere besturen. Bij inloggen moeten ze kiezen voor welk bestuur ze aan de slag gaan.
- Het organiseren van de ketenmachtiging tussen SWV-organisatie en onderliggende besturen is even wat meerwerk en er zijn kosten aan verbonden die boven op de kosten voor de eH-middelen en machtigingen komen.
Voor aanvullende vragen over het afgeven van (keten)machtigingen, kunt u contact opnemen met de leverancier van uw eHerkenningsmiddel.
Nee, de dienst heeft de aangeboden verwerkersovereenkomsten NIET inhoudelijk beoordeeld. De dienst faciliteert het proces van aanbieden, beoordelen en ondertekenen maar geeft geen advies over de inhoud. Als schoolbestuur bent u zelf er verantwoordelijk voor de verwerkersovereenkomsten zorgvuldig te beoordelen.
Indien u reeds, buiten de Dienst Verwerkersovereenkomsten om, een verwerkersovereenkomst 4.0 heeft ondertekend, hoeft u deze niet nogmaals te ondertekenen in de Dienst Verwerkersovereenkomsten.
Uit technische en betrouwbaarheidsoverwegingen is ervoor gekozen om PDF documenten te laten opvoeren door de leveranciers die niet meer bewerkt worden door/binnen de dienst. Dit wordt opgevangen met het voorblad waar de benodigde informatie van beide partijen en de (digitale) handtekening van het schoolbestuur op worden geplaatst.
Wanneer een leverancier een nieuwe versie van een verwerkersovereenkomst heeft aangeboden, staan er een ‘Gewijzigd’ symbolen naast de onderdelen waarin een wijziging is aangebracht. Voor meer informatie over de inhoud van de wijziging raadpleeg je de toelichting van de leverancier. Als je de nieuwe versie wilt vergelijken met de eerdere versie, klik je op ‘Eerdere versies bekijken’.
Het scheelt tekenbevoegden tijd als zij geen handtekening (de krabbel in het veld 'Handtekening') hoeven te zetten tijdens het digitaal ondertekenen van een verwerkersovereenkomst. Deze handtekening is ook niet nodig voor de rechtsgeldigheid van de digitale handtekening. Daarom is ervoor gekozen om deze stap uit het ondertekenproces te halen.
Het gaat hier dus niet om een fusie van de besturen, maar een school die van schoolbestuur A naar schoolbestuur B verhuist.
U zult zelf als school moeten controleren welke systemen jullie gebruiken. Vervolgens zal er gecontroleerd moeten worden of het nieuwe schoolbestuur een verwerkersovereenkomst heeft met de leverancier van deze systemen. Zo niet, dan zult u met de leverancier moeten regelen dat deze de overeenkomst aanbiedt aan het nieuwe schoolbestuur. Hier wordt vanuit de Dienst Verwerkersovereenkomsten niets voor gefaciliteerd. In de dienst wordt namelijk niet opgeslagen welke scholen een bepaalde dienst gebruiken.
De (automatische) notificaties die verstuurd worden vanuit de Dienst Verwerkersovereenkomsten worden momenteel verstuurd naar het algemene e-mailadres van het bestuur dat is vastgelegd in RIO.
Omdat we begrijpen dat dit niet altijd de passende mailbox is voor berichten over verwerkersovereenkomsten, heeft het ontwikkelteam van de dienst samen met RIO een aanvullende communicatie context voor verwerkersovereenkomsten geformuleerd: de communicatiecontext Dienst Verwerkersovereenkomsten.
Je kan deze communicatiecontext reeds in RIO invullen en vanaf maart zal deze ook ontsloten worden in de Dienst Verwerkersovereenkomsten.
Verwerkersovereenkomst kunnen intrekken Als leverancier wil ik mijn verwerkersovereenkomst voor een schoolbestuur kunnen intrekken wanneer het schoolbestuur geen klant meer van mij is (mijn dienst niet afneemt) zodat ik dat bestuur niet hoef te vermoeien met nieuwe versies van mijn verwerkersovereenkomst. | Mei 2024 |
Specifiek contactadres ‘Verwerkersovereenkomsten’ binnen het bestuur Als leverancier wil ik dat er een specifiek contactadres voor verwerkersovereenkomsten (mail en telefoon) binnen het bestuur beschikbaar komt in de dienst zodat ik nog beter en sneller contact krijg met de juiste personen binnen het bestuur (de beoordelaar). De nieuwe Communicatie context ‘Verwerkersovereenkomsten’ is al opgenomen in RIO en kan al worden gevuld door schoolbesturen maar is nog niet ontsloten binnen de dienst. | Juni 2024 |
Overzicht ‘aangeboden’ kunnen exporteren. Als leverancier wil ik het overzicht in het menu ‘aangeboden’ kunnen exporteren voor mijn eigen administratie. In de export worden de namen en status van verwerkersovereenkomsten met bijbehorend schoolbestuur geëxporteerd in CSV/Excel. | Juni 2024 |
Zoeken, vinden en Oppakken Verwerkersovereenkomsten door het Schoolbestuur Als leverancier wil ik mijn verwerkersovereenkomsten kunnen publiceren binnen de Dienst zodat ze door schoolbesturen kunnen worden gevonden en opgepakt voor ondertekening zodat ik ze niet zelf hoef aan te bieden aan schoolbesturen. | Najaar 2024 |
Herinneringen versturen Als leverancier wil ik dat de Dienst Verwerkersovereenkomsten herinneringen verstuurt naar schoolbesturen wanneer ze niet reageren op mijn aangeboden verwerkersovereenkomst zodat het proces van ondertekenen niet stokt (of ik moet zelf een herinnering kunnen versturen). | Najaar 2024 |
De status en getekende verwerkers-overeenkomsten kunnen opvragen Als leverancier wil ik de status van verwerkersovereenkomsten en de getekende verwerkersovereenkomsten kunnen opvragen uit Dienst Verwerkersovereenkomsten, zodat ik mijn eigen administratie kan bijwerken.
| Najaar 2024 |
Contactgegevens Beveiligingsincidenten / Datalekken kunnen opvragen Als leverancier wil de contactgegevens van mijn klanten voor hert melden van beveiligingsincidenten en datalekken kunnen opvragen, zodat ik deze informatie niet uit alle verwerkersovereenkomsten hoef te halen.
| Najaar 2024 |
Archiveer functie voor overzicht Als leverancier wil ik de verwerkersovereenkomsten die voor mij niet meer relevant zijn in mijn overzichten kunnen archiveren zodat ik mijn omgeving overzichtelijk kan houden. | Najaar 2024 |
Uploaden eerder afgesloten Verwerkersovereenkomsten 4.0 Als leverancier wil ik eerder ondertekende verwerkersovereenkomsten 4.0 (voor DV er was) kunnen opvoeren in DV, zodat ons overzicht compleet is en deze overeenkomsten mee kunnen in Versiebeheer DV. | On-hold |
Versiebeheer Verwerkersovereenkomsten Als leverancier wil ik bij een wijziging in mijn verwerkersovereenkomst een update kunnen versturen naar alle klanten die de vorige versie hebben ondertekend zonder dat ik die klanten zelf opnieuw hoef te selecteren, zodat ik samen met de schoolbesturen onze model verwerkersovereenkomsten snel en eenvoudig up to date kan houden. Met de mogelijkheid:
| Opgeleverd |
Zoeken in de door mij aangeboden verwerkersovereenkomsten Als leverancier wil ik kunnen zoeken op 1 schoolbestuur. | Opgeleverd |
Sorteren in de door mij aangeboden verwerkersovereenkomsten Als leverancier wil ik kunnen sorteren op alle kolommen zodat ik snel overzicht kan krijgen over de verschillende statussen of verschillende model verwerkersovereenkomsten. | In plaats van een filterfunctie zijn er aparte menu items ingericht voor de verschillende statussen |
Toevoegen toetsrapporten van externe IBP experts Als schoolbestuur wil ik bij een verwerkersovereenkomst van een leverancier een toetsrapport van externe IBP experts (SIVON) ontvangen wat mij kan ondersteunen bij de beoordeling van de verwerkersovereenkomst. | Mei 2024 |
Specifiek contactadres ‘Verwerkersovereenkomsten’ binnen het bestuur Als schoolbestuur wil ik een specifiek contactadres (mail en telefoon) voor verwerkersovereenkomsten waar de notificaties vanuit de Dienst en de vragen van leveranciers op binnenkomen zodat onze beoordelaar er meteen mee aan de slag kan zonder dat beheerder van het algemene contactadres van het bestuur alles moet doorsturen. Dat scheelt veel tijd voor ons en voor de leveranciers waarmee we werken. De nieuwe Communicatiecontext ‘Verwerkersovereenkomsten’ is al opgenomen in RIO en kan worden gevuld door schoolbesturen maar is nog niet ontsloten binnen de dienst. | Juni 2024 |
Ondertekenen door 2 (of meer) bestuurders Als schoolbestuur wil ik dat verwerkersovereenkomsten door 2 tekenbevoegden kunnen worden ondertekend anders kan ik de dienst niet gebruiken. | Najaar 2024 |
Verwerkersovereenkomst kunnen weigeren Als schoolbestuur wil ik een aangeboden verwerkersovereenkomsten kunnen weigeren als ik de dienst waarover deze gaat niet meer afneem van de leverancier. | Najaar 2024 |
Zoeken, vinden en oppakken Verwerkersovereenkomsten door het Schoolbestuur Als schoolbestuur, als eindverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens, wil ik zelf een verwerkersovereenkomst van een leverancier kunnen oppakken, beoordelen en ondertekenen zodat ik niet hoef te wachten het goed regelen van mijn afspraken met leveranciers zelf in de hand heb. | Najaar 2024 |
Archiveer functie voor overzicht Als schoolbestuur wil ik de verwerkersovereenkomsten die voor mij niet meer relevant zijn in mijn overzichten kunnen archiveren zodat ik mijn omgeving overzichtelijk kan houden. | Najaar 2024 |
De status en getekende verwerkersovereenkomsten kunnen opvragen Als schoolbestuur wil ik de status van verwerkersovereenkomsten en de getekende verwerkersovereenkomsten kunnen opvragen uit Dienst Verwerkersovereenkomsten zodat ik mijn eigen administratie kan bijwerken.
| Najaar 2024 |
Uploaden eerder afgesloten Verwerkersovereenkomsten 4.0 Als schoolbestuur wil ik eerder ondertekende verwerkersovereenkomsten 4.0 (voor DV er was) kunnen opvoeren in DV zodat ons overzicht compleet is en deze overeenkomsten mee kunnen in Versiebeheer DV. | On-hold |
Zoeken in mijn verwerkersovereenkomsten Als schoolbestuur wil ik in het overzicht kunnen zoeken op een leverancier of naam van een verwerkersovereenkomst zodat ik snel de status van een verwerkersovereenkomst kan achterhalen. | Opgeleverd |
Verwijderen van de handtekening (krabbel) bij ondertekenen Als tekenbevoegde wil ik geen handtekening (de krabbel in het veld 'Handtekening') hoeven zetten omdat het voor de rechtsgeldigheid niet nodig is en het mij tijd scheelt. | Opgeleverd |
